Table of Contents a.k.a. Daftar Isi

Yup, sesuai janjiku minggu lalu, posting kali ini adalah tentang daftar isi otomatis.

Yup, as my promise last week, this post is about an automatic update table of contents.

Pasti nggak mau kan kalau daftar isi yang sudah dibuat susah-susah ternyata tidak cocok dengan aslinya? Bakal malu berat tuh kalo beneran tidak cocok!

I’m sure that you don’t want your table of contents you’ve created doesn’t match with the real page number. And you’ll be very embarrassed if the table of contents doesn’t match.

Sebenarnya hal itu bisa dibereskan dengan sedikit repot bergulat dengan “Styles and Formatting” Mungkin kalau makalah yang dibuat hanya empat atau lima halaman yang diberi banyak aturan tidak perlu repot-repot membuat styles aneh-aneh, tetapi “Styles and Formatting” ini bisa dipakai untuk menjamin jarak tab pada suatu sub-judul (dunia internasional lebih mengenalnya sebagai heading).

Well, that embarrassment can be avoided by collaborating “styles and formatting” in any word processor. If you just create four or five pages of paper, of course you don’t have to use this method and use any styles, but that “styles and formatting” can be used to assure you of the tab stops, font size, and another style specific settings such as for headings.

Ini tutorial untuk membuat daftar isi yang dibuat berdasarkan Microsoft Word 2003

Here is the tutorial to create an automatically updated table of contents in Microsoft Word 2003

[bagian bergulat di Styles and Formatting]
1. Buka “Task Pane” lewat View > Task Pane atau menggunakan keyboard shortcut [ctrl + F1]
2. Ubah task pane yang muncul menjadi “Styles and Formatting” dengan mengklik gambar segitiga (di sebelah tanda silang) di bagian atas task pane, lalu pilih Styles and Fomatting.
3. Ketikkan heading lalu blok headingnya atau blok heading yang sudah ada (contoh heading: Latar Belakang Masalah, Tujuan Penulisan, dll)
4. Buat format dari heading tersebut, mulai dari {bold}nya, warna, jaraknya dari margin (tab), line spacing, {bullet and numbering}nya (ingat, harus sudah jadi bullet and numbering kalau mau pakai format bullet and numbering. Jangan cuma diketik “1. bla bla bla” tapi belum berubah jadi numbering), dan format-format lainnya untuk penampilan sehingga menunjukkan bahwa itu adalah heading. Atau pilih dari styles yang sudah ada di task pane. Styles lainnya bisa ditampilkan dengan memilih {show: All Styles} di bagian bawah task pane.
5. (skip this if you use styles given from task pane) Apabila sudah membuat format dari styles yang tidak ada di pilihan di task pane, jadikan itu sebagai pilihan di task pane dengan cara: blok headingnya (termasuk bullets and numbering jika ada), lalu [klik kanan] styles yang mau diganti, klik “Update to Match Selection”
(saran: buat format “1. bla bla” jadi heading 1, “1.1. bla bla” jadi heading 2, “1.2.3. bla bla” jadi heading 3, dst. Lebih baik lagi kalau tidak menggunakan format bullets and numbering ini sebagai body paragraph karena ditakutkan dapat mengacaukan numbering untuk heading, gunakan bullets, atau numbering yang bukan “tiered numbering”)
6. Apabila sudah membuat format heading, lanjutkan pekerjaan anda. Untuk membuat heading-heading berikutnya, letakkan kursor (bukan mouse pointer) di baris yang ingin diubah, lalu klik heading style yang diinginkan. Maka secara otomatis akan menjadi seperti ini “2. heading berikutnya” dimana numbering akan mengikuti secara otomatis.
7. Untuk Titlenya (mial: BAB II) gunakan style “Title” yang sudah disediakan, lalu ubah formatnya apabila diperlukan.

[Styles and Formatting part]

1. Open “Task Pane” by selecting View > Task Pane or using keyboard shortcut [ctrl +F1]
2. Change the task pane that shows up to “Styles and Formatting” by clicking the triangle (beside the “X” icon) on the top of the task pane, then choose Styles and Formatting
3. Type your heading, then highlight the heading. (eg. Background story, Conclusion, etc)
4. Create the formatting of the heading manually. Starting from creating the {bold} if needed, changing colour, space from margin or tab level, line spacing, create bullet and numbering (please note that you must use bullet and numbering, not just write “1. blah blah blah” without bullet and numbering format), and another format you want to show that this line is a heading. Or you can just choose styles provided on task pane (and edit it if needed). You can expand the styles list by clicking {show: All Styles} on the bottom side of the task pane.
5. (skip this if you use styles given from task pane) If you create formatting and styles without choosing from the task pane, put it on task pane by highlighting the styles (including the bullet and numbering, if present), then right click the styles you want to change (or just create a new style), and click “Update to Match Selection” (tip: you can use tiered numbers as a heading, so you have “1. blah blah” as Heading 1, “1.1. blah blah blah” as Heading 2, etc”. I suggest to avoid bullets and numbering formatting on body text to avoid numbering chaos)
6. After creating heading formatting, continue your work. To change another line to become a heading, highlight the text, and click the heading you want in the task pane. Then the text will be automatically changed to “2. Next Heading” (if you use numbering formatting), and the numbering will continue automatically.
7. For the Title of the section, just choose Title style, and edit it if required.

Sekarang format dari heading sudah dibuat, kita akan bergulat dengan daftar isi atau table of contents (TOC) nya sendiri:
8. Klik Insert > Reference > Index and Tables
9. Buka tab “Table of Contents”
10. Buat TOC sesuai keinginan. Metode trial and error sangat disarankan
11. Sekedar tambahan, Show levels adalah pilihan untuk membatasi sampai heading keberapa yang akan muncul ke TOC.
12. Klik Options untuk menentukan format TOCnya, misalkan Title diletakkan di TOC level 1, heading 1 diletakkan di TOC level 2, dst. Lalu klik OK.
13. Klik Modify untuk meng-edit format TOC level nya. Dengan cara klik TOC level yang ingin diubah, klik modify, lalu bentuk formatnya. Format yang lebih lanjut bisa diubah dari tombol Format.
14. Klik “Show Outlining Toolbar” untuk membantu meng-update TOC.

15. Hore, TOC sudah jadi!!!!

Now since we already formatting the styles, we will work on the Table of Content itself:

8. Click Insert > Reference > Index and Tables.

9. Open “Table of Contents” tab.

10. Create TOC style as you want. Trial and error method is recommended.

11. FYI, “Show levels” is an option to limit the heading level that will shown on TOC.

12. Click Options to format the TOC, e.g. put Title style on 1st level TOC, Heading 1 style on 2nd level TOC, etc. Then click OK.

13. Click Modify to edit TOC formatting such as tab level or the colour by clicking TOC level to be edited, click modify, then change the formatting. In depth formatting can be found on “Format” button.

14. Click “Show Outlining Toolbar” to help you to update your TOC.

15. Hooray, TOC is done!!

Tapi masih ada hal-hal lain yang bisa dilakukan:
16. Untuk mengubah format dari TOC setelah TOCnya jadi, klik halaman di TOC, lalu lihat formatting of selected text. Apabila sudah berubah menjadi TOC x, [klik kanan] isi dari “Formatting of selected text” lalu klik modify. Atau ulangi step 7 sampai step 12, lalu klik “Yes” untuk menggantikan TOC yang sudah ada, atau klik “No” untuk membuat TOC baru.
17. Untuk mengupdate, ulangi step 8 sampai step 13. Atau kalau sudah melakukan step 14, cukup klik “Update TOC” di toolbar.

You can still do something more:

16. To change TOC formatting after the TOC already created, put your cursor (not mouse pointer) on the TOC, then see the formatting of selected text. If it changed to TOC x, right click the “Formatting of selected text” then click “Modify”. Or you can repeat step 8 to step 13, then click “Yes” to change the TOC, or click “No” to create a new TOC.

17. To update your TOC, repeat step 8 to step 13. Or if you finished step 14, you just have to click “Update TOC” on toolbar.

Untuk Microsoft Word 2007 – 2008, secara default akan membuat TOC sampai dengan tiga heading pertama, tetapi kalau ingin mengubahnya dapat klik Insert > Index and Tables.

Default of Microsoft Word 2007-2008 is creating TOC up to three heading level, but if you want to change it, click Insert > Index and Tables.

Sedikit banyak repot kan, tapi akan sangat membantu apabila makalah tersebut mengalami banyak perubahan.

It’s quite a lot steps isn’t it? But it will be very helpful if you create a long paper with lots of changes.

Jika kalian ingin meng-update daftar isinya supaya bisa sesuai dengan data paling baru, klik kanan daftar isinya, lalu klik “update field”

If you want to update the TOC to match the newest location of the headings, right click the TOC field, then click “update field”

Apabila anda sudah membaca ini setidaknya anda sudah bisa membuat TOC, dan bisa mencoba-coba membuat index, Table of Figures, dan Table of Authorities (Daftar pustaka)

If you read this article, at least you can create a TOC and able to try to create index sheet, Table of Figures, and Table of Authorities.